Zakaz wykonywania kserokopii dokumentów publicznych? Na podstawie przepisów ustawy o dokumentach publicznych

12 lipca 2019 roku weszła w życie ustawa o dokumentach publicznych (Dz. U. 2019.53 z 11.01.2019 r.). Dokumentem publicznym zgodnie z ustawą jest dokument, który służy do identyfikacji osób, rzeczy lub potwierdza stan prawny lub prawa osób posługujących się takim dokumentem, zabezpieczony przed fałszerstwem i:

1. a) wytwarzany według wzoru określonego w przepisach prawa powszechnie obowiązującego albo
2. b) którego wzór graficzny i forma zostały zatwierdzone przez podmiot realizujący zadania publiczne uprawniony na podstawie odrębnych przepisów i który jest zgodny z wymogami dla blankietu tego dokumentu określonymi w przepisach prawa powszechnie obowiązującego. Dokumentem publicznym jest również m.in. jego odpis, wypis, duplikat i wtórnik. Dokumentem publicznym są również tytuły wykonawcze wydawane przez sądy lub referendarzy sądowych, prawomocnych orzeczeń sądów, z których wynika nabycie, istnienie lub wygaśnięcie prawa, albo które odnoszą się do stanu cywilnego, odpisy orzeczeń lub zaświadczenia stwierdzające uprawnienie do: reprezentacji danej osoby, dokonania czynności prawnej bądź zarządu określonym majątkiem, wydawane przez sądy, odpisy postanowień sądów i referendarzy sądowych w przedmiocie nadania klauzuli wykonalności tytułom egzekucyjnym innym niż wymienione w art. 777 § 1 pkt 1 i 11 kpc, gdy ich przedmiotem są tytuły egzekucyjne niepochodzące od sądu, wypisy, odpisy i wyciągi dokumentów obejmujących czynności notarialne, o których mowa w art. 79 pkt 1-1b i 4, poświadczenia, o których mowa w art. 79 pkt 2, oraz protesty, o których mowa w art. 79 pkt 5 ustawy Prawo o notariacie, dla których stosuje się jednolite blankiety dokumentów publicznych. Ustawa wprowadza trzy kategorie dokumentów publicznych, i tak:

• ·pierwsza kategoria  - to dokumenty najistotniejsze z punktu widzenia bezpieczeństwa państwa, których wytwarzanie odbywa się w sposób uwzględniający szczególne środki bezpieczeństwa; i tu np. dowód osobisty, paszport, akt małżeństwa, dokumenty wydawane przez sądy, dokumenty notarialne, prawo jazdy, dowód rejestracyjny, karta pojazdu, legitymacje w tym legitymacje służbowe, legitymacje dokumentujące stopień niepełnosprawności;
• ·druga kategoria to dokumenty istotne ze względu na bezpieczeństwo państwa, bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i prawnego, w tym dotyczące broni, międzynarodowego przewozu towarów niebezpiecznych, potwierdzające wykształcenie wyższe i specjalistyczne oraz świadectwa dojrzałości;
• ·trzecia kategoria są dokumenty mające wpływ na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i prawnego, w tym koncesje, pozwolenia, licencje, zaświadczenia, świadectwa i certyfikaty związane z bezpieczeństwem transportu, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia szkoły, legitymacje szkolne i studenckie oraz dokumenty uprawniające do różnego rodzaju ulg.

Ponadto ustawa określa wymagany poziom zabezpieczeń dokumentów publicznych, wymagania dla wytwórców dokumentów publicznych, zasady opracowywania wzorów dokumentów publicznych, obowiązki podmiotów odpowiedzialnych za emisję dokumentów i obowiązki funkcjonariuszy publicznych w zakresie weryfikacji autentyczności dokumentów. Ustawodawca delegował utworzenie Rejestru Dokumentów Publicznych. W ramach utworzonego rejestru zostaną udostępnione wzory obowiązujących dokumentów publicznych z ich opisem, wskazaniem podstawowych zabezpieczeń i sposobu weryfikacji ich autentyczności. W rejestrze gromadzone będą również informacje o przypadkach fałszerstw dokumentów publicznych i dane dotyczące dokumentów publicznych, które utraciły moc obowiązującą. Budzącą w ostatnim czasie wiele kontrowersji kwestią jest wprowadzony niniejszą ustawą przepis art. 58, który stanowi, że kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Ustanowiony zakaz oraz sankcja karna nie dotyczą jednak kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany. Definicja „repliki dokumentu publicznego” zawarta w art. 2 ust. 1 pkt 6 ustawy jednoznacznie wskazuje, że za replikę nie uznaje się tego rodzaju kserokopii czy wydruków. Repliką dokumentu publicznego, w rozumieniu projektowanej ustawy, jest odwzorowanie lub kopia wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego. Tak więc ustawodawca nie miał na celu penalizowania ostatnio dość powszechnego kserowania lub skanowania dokumentów publicznych. Oczywistym natomiast jest, że nieograniczone w żaden sposób praktyki kserowania lub skanowania dokumentów publicznych mogą generować ryzyko użycia danych osobowych niezgodnie z prawem ale nie jest to przedmiotem ustawy dokumentach publicznych. Ograniczeń w tym zakresie należy raczej upatrywać w przepisach i procederach dotyczących ochrony danych osobowych, a w szczególności w tak zwanej zasadzie minimalizacji danych osobowych wynikającej z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego R Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE [RODO], która stanowi, że przetwarzane dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.